公司用 ChatGPT 會否違反私隱條例？香港 AI 私隱指南

很多香港公司已經遇到同一個問題：員工在用 ChatGPT 寫電郵、摘要會議、整理客服對話、改 proposal，但公司未有清晰 AI 使用政策。管理層通常最擔心的是：這樣會不會違反私隱條例？客戶資料可不可以放入 ChatGPT？

短答案是：公司使用 ChatGPT、Copilot、Gemini 或 Claude 本身不一定違法；真正的風險是把個人資料、公司機密、客戶合約、付款資料、員工檔案或未公開營運資料放入未批准、未評估、未有適當設定的 AI 工具。

本文以香港公司和中小企日常工作為重點，整理如何判斷資料能否輸入 AI、怎樣設定員工守則、哪些 prompt 較安全，以及如果已經貼錯資料應怎樣處理。本文不是法律意見。涉及高風險個案、合約責任、跨境資料、醫療、金融、法律、保險或大量個人資料時，應尋求合資格法律、私隱或資訊保安專業意見。

本文最後更新日期是 2026 年 7 月 6 日。AI 工具條款、資料控制、企業方案和監管指引會更新；正式採購或制定政策前，請回到 PCPD、PDPO、工具官方私隱頁和公司專業顧問核對最新要求。

先講結論：不要問「能不能用 ChatGPT」，要問「用甚麼資料做甚麼」

香港公司判斷 AI 私隱風險時，可以先問四個問題：

1. 資料是甚麼？是否涉及可識別個人的客戶、員工、供應商、病人、學生或投訴人資料？
2. 用途是甚麼？AI 用途是否與原本收集資料的目的相符？是否只是寫草稿，還是會作出決定？
3. 工具是甚麼？是個人免費帳戶、公司批准的商業帳戶、企業方案，還是 API/內部系統？資料會否用於訓練、保留或由第三方處理？
4. 誰負責覆核？AI 輸出是否會直接發給客戶、用作 HR/財務/法律決定，還是只作內部草稿？

如果其中一項答案不清楚，就不要把真實資料貼入 AI。最實際的原則是：先分類、再最小化、再匿名化、再覆核。

香港 PDPO 的關鍵概念：個人資料不是只有身份證號碼

在香港，個人資料通常不只包括身份證號碼、電話和地址。只要資料與一名在世人士直接或間接相關，而該人士身份可被切實確定，並且資料形式可被存取或處理，就要小心按個人資料處理。

換句話說，以下內容都可能構成個人資料或足以重識別某人：

• 客戶姓名、電話、電郵、地址、訂單、會員號碼、投訴內容
• 員工姓名、職位、薪酬、考勤、績效、病假、紀律紀錄
• WhatsApp、IG DM、電郵對話、會議紀錄中的人物和事件
• 合約、報價、付款、信用資料、醫療或金融資料
• 少數人參與的事件資料，例如「某部門唯一一位孕婦員工」或「某日某店舖投訴人」

PCPD 的 AI 和個人資料保障指引都提醒企業要處理治理、風險評估、透明度、安全、人為監督和資料保障。對一般公司來說，最重要不是背熟法律條文，而是把 AI 使用變成可執行的工作流程。

AI 資料分級：三類資料用不同規則

以下是香港公司可直接採用的簡化分級。第一版政策不需要複雜，但要讓員工一眼知道甚麼可以用、甚麼要批准、甚麼絕對不要貼入一般 AI 工具。

等級	資料例子	處理方法
可用	公開產品資料、公開政策、已發布文章、匿名化範例、無法識別個人的假資料	可以用作寫草稿、改寫、摘要、翻譯、生成 FAQ，但仍要查證輸出
需批准	低敏內部流程、已移除個人資料的客服主題、一般營運模板、已授權共享的文件	先由主管或資料負責人批准，限制用途，輸入前再做最小化
不可輸入	身份證、電話、地址、客戶姓名、員工檔案、完整合約、報價底線、付款、醫療、金融、法律、密碼、API key	不要貼入個人或未批准 AI 工具；如有業務需要，改用經批准的企業系統和正式風險評估

員工最容易低估的風險是「完整對話」。例如把客戶 WhatsApp 對話直接貼入 ChatGPT，要 AI 寫一封回覆。就算你刪走電話號碼，對話中仍可能有姓名、地址、投訴細節、購買紀錄、地點和時間，足以識別該客戶。

七步安全使用清單

把 AI 安全使用變成固定步驟，比單純叫員工「不要貼敏感資料」有效得多。

1. 先定用途

AI 用途愈清楚，輸入資料愈少。不要把整份文件貼上去再問「幫我處理一下」。比較安全的做法是先說明任務：寫草稿、改語氣、整理分類、找問題、列清單、翻譯初稿。

2. 做資料分類

輸入前先標記資料屬於可用、需批准或不可輸入。若不肯定，就先當作需批准或不可輸入。公司可以把這個分類放入 onboarding、SOP、Notion、SharePoint 或員工手冊。

3. 查工具和帳戶政策

同一品牌工具的個人版、商業版、企業版、API、教育版和 Workspace/Microsoft 365 整合，資料處理方式可能不同。公司應指定哪些帳戶可用，哪些不可用，並保留官方條款和設定截圖作內部紀錄。

4. 最小化和匿名化

只輸入完成任務需要的最低資料。把真實姓名改成「客戶 A」、電話改成「已移除」、地址改成「香港住宅地址」，把具識別性的日期、店名、員工編號和交易號碼刪掉。匿名化後仍要檢查是否可重識別。

5. 限制 AI 的角色

AI 應先做草稿、分類、摘要、檢查清單和初步建議，不應直接作出招聘、解僱、信貸、醫療、法律、合約責任或客戶賠償決定。

6. 人工覆核輸出

AI 可能自信地寫錯資料、引用不存在的政策、改變法律意思或過度承諾。任何對外訊息、合約摘要、投訴回覆、HR 文件、價格建議和財務分析都要由負責人覆核。

7. 保留紀錄和事故回報

高風險或正式業務用途應保留使用紀錄：日期、工具、資料類別、用途、覆核人和輸出版本。若懷疑輸入了不應輸入的資料，要有簡單回報渠道，而不是讓員工怕被責備而隱瞞。

哪些公司場景最容易出事？

客服和 WhatsApp 回覆

風險最高的不是叫 AI 改語氣，而是把整段客戶對話貼上去。較安全做法是先整理匿名摘要：

客戶 A 查詢一件已購買產品的保養安排。
產品類別：家電
問題：保養期內維修流程
已移除：姓名、電話、地址、訂單號碼、對話截圖
請根據以下公開保養政策，草擬一封 120 字內回覆。
不要承諾退款、不要加入政策沒有提到的期限。

HR 和員工資料

不要把求職者 CV、員工評核、病假紀錄、紀律個案或薪酬資料貼入未批准 AI。AI 可以協助寫 JD、面試問題清單或評核表格式，但不應自動篩選候選人或評分員工。HR 場景尤其要留意公平、透明和人工覆核。

合約和法律文件

AI 可以幫你列出「需要律師檢查的問題」，但不應替代法律意見。合約通常含有客戶名稱、價格、責任限制、付款條款、技術要求和保密內容，不應直接貼入未批准工具。若要用 AI 做合約輔助，應使用經公司批准的安全環境。

財務、報價和商業機密

未公開財務、報價底線、成本、margin、銀行資料、供應商價格、客戶清單和銷售 pipeline 都屬高風險資料。AI 可用於解釋公開財務概念或教 Excel 公式，但不要輸入真實明細。

醫療、保險、金融和專業服務

這些行業通常有更高資料敏感度和專業責任。不要把病歷、保單、投資資料、法律案情或客戶身份資料放入一般 AI 工具。即使工具本身有企業方案，也要做更正式的風險評估、合約審查和權限管理。

較安全的 prompt 寫法

安全 prompt 的重點是：講清楚 AI 只可使用你提供的匿名資料，不可猜測，不可承諾，不可把輸出當作最終答案。

客服回覆草稿

你是香港公司客服回覆助理。
以下資料已匿名化，不含客戶姓名、電話、地址、訂單號碼或付款資料。
任務：草擬一封繁體中文回覆。
限制：
1. 只根據我提供的公開政策撰寫
2. 不要承諾退款、賠償、折扣或交付日期
3. 如資料不足，列出需要同事確認的問題
輸出：主旨 + 150 字內正文 + 待確認清單。

文件摘要

請把以下已公開或已批准共享的資料摘要成內部備忘。
不要加入資料沒有提到的數字、法律結論或政策要求。
請分成：
1. 可確定內容
2. 需要查官方來源內容
3. 不應由 AI 判斷內容
4. 建議人工覆核人。

資料匿名化檢查

請檢查以下文字是否仍可能識別某個人。
不要保存或要求更多個人資料。
請列出：
1. 明顯個人資料
2. 間接識別線索
3. 建議刪除或泛化的內容
4. 匿名化後可否用作低風險 AI 草稿。

一頁公司 AI 使用政策範本

中小企不需要第一天就寫 50 頁政策。先有一頁清楚規則，已經比完全沒有政策好。

政策項目	建議文字
批准工具	員工只可使用公司指定帳戶和工具處理工作內容；個人免費帳戶不可輸入公司資料。
不可輸入資料	不得輸入身份證、電話、地址、客戶姓名、員工資料、合約、財務、付款、密碼、API key、未公開商業資料。
需批准資料	低敏內部流程、匿名化客服摘要和授權文件，需經主管或資料負責人批准後才可使用。
人工覆核	任何對外訊息、報價、投訴回覆、HR、法律、財務和合約相關輸出，必須由負責人覆核。
禁止用途	不得讓 AI 單獨作出招聘、解僱、信貸、醫療、法律、賠償或重大商業決定。
事故回報	如懷疑輸入了不應輸入資料，須立即通知主管、IT 或資料保護負責人，並保存相關紀錄。

如果已經把資料貼入 ChatGPT，應該怎樣補救？

不要第一時間責備員工。先控制風險和保留事實：

1. 停止擴散。不要再把輸出轉發給客戶或其他同事。
2. 記錄事實。記下日期、工具、帳戶、輸入資料類別、是否有個人資料、輸出結果和已分享對象。
3. 截圖和保存紀錄。保留足以讓公司評估風險的證據，但不要把資料再複製到更多地方。
4. 通知內部負責人。找主管、IT、資料保護、法務或合規負責人評估。
5. 檢查工具設定。查看是否可刪除對話、關閉共享連結、停用記憶或調整資料控制。
6. 評估外部通知。如涉及個人資料、客戶合約或重大外洩風險，按公司事故流程和專業意見處理。
7. 修補政策。把事件變成培訓案例，更新資料分級和員工指引。

管理層應該採購哪類 AI 工具？

採購時不要只比較模型能力或月費。公司應同時看以下項目：

• 資料是否會用於模型訓練，以及是否可由公司控制
• 是否支援管理員、SSO、帳戶停用、權限和使用者管理
• 資料保留、刪除、匯出和審計能力
• 是否有企業條款、資料處理協議和安全文件
• 是否能配合現有 Microsoft 365、Google Workspace、CRM 或內部系統
• 是否能限制高風險用途，並保留人工覆核流程

如果公司已深度使用 Microsoft 365，可先評估 Copilot 的企業資料、權限和安全設定；如果團隊主要使用 Google Workspace，可比較 Gemini for Workspace；如果需要通用 AI 助手或 API，可比較 ChatGPT Business/Enterprise 或其他企業方案。重點是使用公司可管理的帳戶，而不是讓每位員工自行註冊個人帳戶。

給香港公司的實用底線

如果只記住一段，請記住這個底線：

ChatGPT 可以是工作助手，但不應成為公司資料的黑洞。凡是能識別客戶、員工、供應商或投訴人的資料，凡是涉及合約、付款、醫療、金融、法律、密碼、API key 或未公開商業機密，都不應輸入未批准 AI 工具。

最好的 AI 私隱政策不是禁止所有使用，而是讓員工知道怎樣安全地用：公開資料可以用、內部資料要批准、敏感資料不可輸入、輸出要覆核、事故要回報。這樣，公司才可以在提升效率的同時，保護客戶、員工和自己的商業資料。